Условия контракта об оформляемых и предоставляемых по контракту документах могут затрагивать все основные сферы правового регулирования ВЭД:

• гражданско-правовые (коммерческие) отношения сторон контракта
• валютные операции по контракту
• таможенное оформление поставляемых товаров
• налогообложение операций по контракту

Кроме того, на условия о документах по контракту влияние может оказывать законодательство РФ об экспортном контроле, о борьбе с финансированием терроризма и отмыванием денег, нормы специальных международных конвенций и др.

В целях оптимизации и минимизации этих коммерческих, валютных, таможенных, налоговых последствий, рисков и проблем в контракте может потребоваться урегулировать следующие вопросы и условия в отношении документов:

• какие именно документы должны предоставляться сторонами
• количество оригиналов и заверенных копий документов
• какими органами или организациями должны быть выданы документы (производителем, поставщиком, конкретными государственными органами, международными инспекционными агентствами)
• какими лицами должны быть подписаны документы (руководителем стороны контракта, полномочным представителем)
• требования к оформлению оригиналов документов (на защищенной от подделок бумаге, на типовом бланке)
• каким образом должны заверяться копии документов (производителем, поставщиком, перевозчиком, экспедитором, нотариусом, выдавшим органом)
• требуется ли легализация документов (проставление апостиля, консульская легализация, либо в силу международных договоров РФ или официальных разъяснений компетентных органов РФ легализация не требуется)
• на каких языках должны быть оформлены документы
• какая из сторон несет расходы по переводу и (или) легализации документов
• для каких целей должны представляться те или иные документы (для получения платежа по аккредитиву, для распределения транспортных расходов, в качестве подтверждающих документов по валютным операциям, для подтверждения налогового резидентства, для упрощения таможенного оформления)
• сроки оформления и предоставления документов
• каким образом будут передаваться документы (вместе с товаром, по почте, курьером, по электронной почте, по факсу)
• условия о допустимости или признании документов, переданных по e-mail, мессенджерам и (или) факсу
• требования к содержанию, обязательным реквизитам документов
• требования соответствия документов другим условиям контракта и другим документам (сведения по маркировке и упаковке товаров)
• наличие «сквозных» требований к комплекту документов (наличие одинаковых сведений во взаимосвязанных документах, отсутствие разночтений в разных документах в наименованиях грузополучателей, номерах инвойсов, коносаментов и т. п.)
• каким стандартам, нормам, правилам должны соответствовать документы (проформам международных организаций, нормам законодательства РФ, обычаям делового оборота, требованиям контролирующих органов РФ)
• право одной из сторон составлять определенные документы в одностороннем порядке (акты об оказанных услугах)
• последствия представления ненадлежащих документов
• последствия непредставления или утраты документов при пересылке